Vamos a hablar de un tema del que se puede encontrar muchas referencias e incluso literatura. Pero en base a mi experiencia es algo en la que las empresas tienen grandes oportunidades de mejora aún hoy en día
Aunque con el avance de las reuniones remotas se ha mejorado mucho en la productividad de las mismas, sigue siendo necesario repetir e insistir en los elementos clave apra que nuestras juntas sean realmente efectivas.
Aquí te presento una guía de los aspectos a tener en cuenta para que como director cuando salgas de una reunión no tengas la sensación de que se ha perdido el tiempo o no ha sido tan fructífera como hubieras querido.
1. Definir un Propósito Claro
Antes de convocar una reunión, es crucial definir su propósito. ¿Qué se espera lograr? ¿Es para tomar una decisión, resolver un problema, o actualizar al equipo sobre un proyecto? Un propósito claro no solo justifica la reunión, sino que también guía su estructura y mantiene a todos enfocados.
2. Crear una Agenda Detallada
Una agenda bien estructurada es fundamental para mantener la reunión en el camino correcto. Incluye los temas a discutir, el tiempo asignado a cada uno, y quién es responsable de presentar o liderar cada punto. Distribuir la agenda con anticipación permite a los participantes prepararse adecuadamente, asegurando una discusión más productiva y bien informada.
3. Seleccionar a los Participantes Adecuados
Invita solo a las personas que realmente necesitan estar en la reunión. Esto evita la sobrepoblación y garantiza que cada participante pueda contribuir de manera significativa. Considera también las diferentes perspectivas necesarias para lograr el objetivo de la reunión.
4. Establecer Reglas Básicas
Comenzar la reunión con un recordatorio de las reglas básicas puede mejorar significativamente su eficiencia. Esto puede incluir directrices sobre el uso de dispositivos móviles, la puntualidad, la participación activa y el respeto por las opiniones de los demás. Crear un ambiente donde todos se sientan cómodos para hablar y compartir sus ideas es crucial.
5. Mantenerse Enfocado y en Tiempo
El organizador de la reunión debe desempeñar un papel activo para asegurarse de que la discusión se mantenga enfocada y que se respeten los tiempos asignados en la agenda. Si un tema se desvía o se alarga demasiado, considera programar una reunión de seguimiento para abordar los puntos adicionales.
6. Fomentar la Participación Activa
Las reuniones productivas dependen de la participación activa de todos los asistentes. Fomenta a los participantes a expresar sus opiniones, hacer preguntas y ofrecer soluciones. Utilizar técnicas como rondas de comentarios puede ayudar a asegurar que todas las voces sean escuchadas.
7. Utilizar Herramientas Tecnológicas
En una empresa de tecnología, aprovechar las herramientas digitales puede mejorar considerablemente la eficiencia de las reuniones. Plataformas como Zoom, Microsoft Teams, y Slack facilitan la colaboración, especialmente para equipos remotos. Herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Monday pueden ayudar a seguir el progreso y asignar tareas durante la reunión.
8. Resumir y Asignar Acciones
Al final de la reunión, es importante resumir los puntos clave discutidos y las decisiones tomadas. Asigna acciones específicas a los miembros del equipo con plazos claros. Esto asegura que las ideas y decisiones se traduzcan en pasos concretos, evitando que la reunión se perciba como una simple conversación sin resultados tangibles.
Oscar González Anero
Consejero Independiente de Empresas
